31. März 2017

SalesCompanion2Go Dokumentenmanagement technische Details

 

SalesCompanion2Go Funktion – Allgemeines

SalesCompanion2Go ist ein Frontend für Mobilgeräte zur Anzeige und Weiterleitung von beliebigen Dokumenten aus einem Dokumentenmanagementsystem (Backend).

Die professionelle Unterstützung im Vertrieb: Dokumente werden mittels Smartphone/Tablet an Mitarbeiter, Vertriebspartner oder Kunden verteilt.

SalesCompanion2Go synchronisiert Dokumente von einem zentralen Server auf das Smartphone, das Tablet oder den PC. Dem Nutzer wird eine ansprechende Oberfläche bereitgestellt, mit deren Hilfe er komfortabel offline auf die Dokumente zugreifen kann. Dies kann durch Suchen (nach Stichworten) oder durch Navigieren erfolgen. Für den schnelleren Zugriff ist es möglich, Dokumente zu einer Favoritenliste zu markieren.

SalesCompanion2Go installiert auf den Mobilgeräten keine eigenen Reader. Diese müssen vorhanden sein (PDF-Viewer, MP4-Player, Doc-Viewer usw.).

 

Sicherheit – Öffentliche und geschützte Bereiche

Die App zeigt öffentliche oder nicht öffentliche Bereiche an. Für den öffentlichen Bereich ist keine Anmeldung erforderlich.

Geschützte Bereiche stehen nur berechtigten Gruppen zur Verfügung. Im Backend können verschiedene geschützte Bereiche für verschiedene Gruppen angelegt werden.

Mitglieder dieser Gruppen müssen sich mit Benutzername /Emailadresse und Passwort anmelden.

 

Verwaltung der Dokumente im Backend

Für das Einstellen der Dokumente wird ein browserbasiertes Dokumentenmanagementsystem als Backend verwendet.
Hier werden Bereiche (Ordnerhierarchien mit beliebiger Themen- oder Gruppenbezeichnung) angelegt.

Diesen Bereichen werden die Berechtigungen für öffentlichen und nicht öffentlichen Zugriff zugeordnet. Dies erfolgt mittels Zuordnung von Benutzergruppen, denen wiederum Benutzer zugeordnet werden.

In diese Bereichen (Ordner) werden die Dokumente hochgeladen.
Das Backend ist nicht Teil der App. Der Zugang wird dem Auftraggeber separat zur Verfügung gestellt.

Variante 1: Als Backend-Server wird der zentrale Server im Internet verwendet, der von der Sales App abgefragt wird.

Variante 2: Alternativ kann der Backend-Server auch im firmeneigenen Intranet stehen und zu festgelegten Zeiten oder manuell angestoßen die Daten zu einem Replicaserver im Internet senden.

 

Bereitstellung der Dokumente mittels App

SalesCompanion2Go steht für Android (ab Version 4), IOS (ab Version 8) sowie für Microsoft Mobile (ab Version 10) zur Verfügungen.

Die Darstellung ist Responsive, das heißt, dass sie sich an die verschiedenen Bildschirmformate (Tablet, Smartphone, PC) automatisch anpasst.

Der Endanwender kann sich die App im App Store, Playstore oder Microsoft Store kostenlos herunterladen.

 

Auswahl von Dokumenten – Öffnen und Teilen

Die Auswahl von Dokumenten erfolgt mittels Navigation durch Ordner. Dokumente können direkt auf dem Gerät geöffnet werden (sofern die passende App vorhanden ist).

Teilen: Es besteht die Möglichkeit einzelne Dokumente zu teilen (Social sharing), sofern die passende App vorhanden ist wie z.B. WhatsApp, per E-Mail…

Suche: Dokumente können nach Stichwörtern oder Eigenschaften gesucht werden. Stichwörter werden beim Hochladen im Backend eingegeben, Eigenschaften sind z.B. Titel, Dateiname.

 

Synchronisierung der Dokumente

Beim ersten Start der App muss eine Erstsynchronisation der Dokumente durchgeführt werden. Die Anzahl der zu synchronisierenden Dokumente hängt von der Auswahl sowie den Berechtigungen des Anwenders ab.

Ist die App geöffnet, wird in gewissen Intervallen auf dem Server nach neuen oder geänderten Dokumenten gesucht. Dies erfolgt ebenfalls beim Start der App. Die Synchronisierung kann auch manuell gestartet werden.

Falls neue oder geänderte Dokumente bereitstehen, werden diese synchronisiert. Auf dem Server entfernte Dokumente werden bei der Synchronisation auch vom Client entfernt.

 

Push-Dienst

Die aktuelle Version SalesCompanion2Go stellt einen Push Benachrichtigungen zur Verfügung. Anwender der App können Benachrichtigungen bei Änderungen oder neuen Dokumenten erhalten.

 

Weitere Features

  • Oberfläche mehrsprachig (Deutsch, Englisch)
  • Speicherplatzüberprüfung vor der Synchronisation
  • Differenzielle Synchronisation: Es werden nur geänderte und neue Dokumente übertragen.
  • What’s New Funktion. Neue Dokumente werden in einer separaten Ansicht aufgelistet.
  • Auswahl von Ordnern, welche synchronisiert werden sollen.
  • Synchronisation abhängig vom Netzwerk konfigurierbar (nur mit WLAN Verbindung, bei WLAN und Mobilverbindung)
  • Maximale Dokumentengröße (global konfigurierbar)
  • Schutz vor Verwendung von veralteten Dokumenten. Steht bei der Synchronisationsabfrage eine neuere Version eines Dokuments zur Verfügung wird die bestehende Version gelöscht, falls der Benutzer nicht synchronisiert (global konfigurierbar)
  • Dokumentensuche nach Stichworten und Eigenschaften
  • Endlosnavigation
  • Kundenbranding der Oberfläche

 

Zusatzmodul Tracking von Dokumentenzugriffen

Sämtliche Zugriffe auf Dokumente werden mitgeloggt. Die gesammelten Daten werden in Intervallen zum Server übertragen. Über einen Webbrowser können diese eingesehen werden. Folgende einfache Berichtsansichten stehen zur Verfügung:

Benutzerabhängig:

  • Dokumentenzugriffe (Anzahl) pro User (Filter: Datum)
    Liste aller heruntergeladenen Dokumentenzugriffe pro User (Filter: Datum)

Global:

  • Liste aller Dokumente auf die zugegriffen wurde (Filter: Datum)
    Beliebteste Dokumente

Des Weiteren besteht die Möglichkeit, die Trackingdaten als CSV Datei zu exportieren.

Achtung, beim Tracking ist auf die Datenschutzrichtlinien zu achten.
Hinweise hierfür müssen in die AGBs aufgenommen werden.